Nyt messestand-koncept til VisitDenmark Business Events.
Formål med projektet:
VisitDenmark ønsker at øge kendskabet til Danmark som mødedestination overfor internationale mødeplanlæggere. Derfor deltager VisitDenmark sammen med en større gruppe partnere (ca. 25 stk.+/-) fra
den danske mødebranche på to årlige, internationale mødemesser i Europa; IMEX i Frankfurt og IBTM World i Barcelona. Det er altafgørende for VisitDenmark, at vi har adgang til en moderne messestand, som både er indbydende, showcaser Danmark som mødedestination på bedste vis og samtidig giver plads til, at så mange partnere som muligt kan holde fysiske møder på standen og koncentrer sig om det væsentlige; At skabe forretning for de virksomheder og organisationer de repræsenterer. Danmark-standen skal således både markedsføre Danmark og destinationerne samtidig med, at den skaber mulighed for 1-1 individuelle salgsmøder.
Beskrivelse af opgaven:
VisitDenmark har fået udviklet en ny brandfortælling for Business Events/erhvervsturisme - ’In the Business of Everyday Wonder’. Se vedlagte koncept-præsentation i Bilag 1. I den forbindelse ønsker VisitDenmark nu at få udviklet et nye messekoncept og en dertilhørende fysisk stand til udfoldelse på de to årlige mødemesser; IMEX (maj) og IBTM (november). Den fysiske stand skal kunne opbevares nedpakket i Danmark, men to gange om året fragtes ud i verden og pakkes ud/stilles op uden synlige skader eller nævneværdigt slid (holdbarheden forventes at være ca. fem år).
Der er mange elementer i den nuværende messestand, som VisitDenmark har været meget tilfredse med, såsom at det er lyst (holdt i de nordiske farver), signalerer åbenhed og ubevist ’nudger’ folk til at
komme ind på standen samt er fleksibel, dvs. kan tilpasses forskellige standstørrelser. Se vedlagte sammenfatning af det nuværende koncept i Bilag 2.
VisitDenmark søger derfor et bureau, der har erfaring med at skabe opsigtsvækkende samt interessante rum, og som kan udvikle et i øjenfaldende koncept og en dertilhørende stand inden for rammerne af ’In the Business of Everyday Wonder’ fortællingen. Den nye løsning skal være let at op- og nedskalere, herunder tage hensyn til den ”New Normal” ift. diverse Corona-retningslinjer (primært afstandskrav) da formålet med standen er, at VisitDenmarks op til 25 partnere kan afholde så mange fysiske 1-1 salgsmøder som muligt – ofte på samme tid. VisitDenmark søger således et bureau, der, for at vinde opgaven, er klar til at byde ind med nogle første tanker på messestandens fremtidige ’look & feel’, eksempelvis i form af mood-boards, skitser eller lignende. Det forventes herudover, at de indkomne tilbud indeholder cases på tidligere og relevante løsninger, en timeline og et budgetestimat for opgaven.
Timeline for udbuddet:
• Udbuddet vil ligge tilgængeligt på Udbud.dk fra den 13. oktober 2020.
• Tilbudsfristen er den 3. november 2020.
• VisitDenmark forventer at give besked om afgørelsen af udbuddetsenest den 1. december 2020.
Vilkår for udbuddet:
Udbuddets kontraktsum er fastsat til maksimalt DKK 400.000 ex. moms. Dette prisloft skal forstås således, at Leverandøren er forpligtet til at udføre opgaven inden for det angivne maksimale honorar for udførelse af opgaven. Leverandøren vil blive honoreret i henhold til forbrugte antal timer, og Leverandøren har således selv ansvaret for at sikre, at det maksimale honorar ikke overskrides. Kontraktsummen skal både dække konceptudvikling og fysisk etablering og dokumentation af den endelige stand. Desuden skal summen dække alle det vindende bureaus omkostninger i forbindelse med projektet, inden for de rammer som udbuddet omfatter. Herunder, men ikke begrænset til, mødeforberedelse, timeforbrug til møder, transport, kreativ videreudvikling/færdiggørelse, planlægning, grafisk arbejde, præsentation osv.